¿Cómo organizar un evento Beauty?

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En Tuset Eventos son expertos en la organización de eventos a medida. Hablamos con ellos para que nos den las 10 claves para organizar un evento beauty.

¿Qué es un evento Beauty?

Antes de nada, entramos en materia. Seguramente al menos una vez en tu vida has dedicado toda una tarde entera para ti y tu cuidado personal, has hecho ejercicio, te has preparado algo healthy, te has preparado una mascarilla para la piel, te has maquillado solo para sentirte bien…

Pues un evento beauty busca promover un objetivo similar, pero compartiendo el momento con varias personas con el mismo interés e impulsado por una marca que promueve el bienestar personal.

En resumen, un evento Beauty se trata de un evento organizado por una marca del sector de la belleza y el bienestar, en el que cita a una serie de personas para promover sus productos o nuevos lanzamientos y focalizar toda la jornada en la importancia del cuidado personal.

¿Cómo organizar un evento Beauty?

Vamos a entrar en materia, te contamos las 10 claves para que puedas organizar tu evento beauty con éxito.

1. Encontrar la localización perfecta

Lo primero es lo primero. Antes de pensar en las actividades, el catering u otros aspectos, tienes que decidir dónde vas a celebrar tu evento. Encontrar el lugar perfecto para tu evento es esencial para su éxito. En el momento de buscar el sitio ideal, deberías tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Evento outdoor o indoor: si tu evento tiene lugar durante el verano o la primavera optar por un espacio outdoor sería una opción perfecta para poder desarrollar actividades al aire libre, en cambio, un espacio indoor es ideal para eventos en época de invierno.
  • Número de asistentes: no es lo mismo contar con 50 que con 500 personas, valora qué espacio se adecua más a tus necesidades de aforo y extensión.
  • Refleja los valores de tu marca: si el producto está relacionado con la moda y el lifestyle puedes escoger un espacio con estilo y elegancia, si por lo contrario, es un producto que apuesta por el medio ambiente y la sostenibilidad, sería más adecuado un espacio abierto y luminoso.
  • Asegúrate de cumplir con los protocolos: no te olvides de los protocolos de higiene y seguridad, de igual manera que del emplazamiento y la accesibilidad al recinto.
  • Ubicación del espacio: ten en cuenta que no es lo mismo celebrar un evento en el centro de una ciudad urbanita como Barcelona, donde aparcar puede ser una odisea, o hacerlo a las afueras, con accesibilidad con transporte público, aparcamiento, sin caravanas… Aquí tú eliges lo más cómodo para el tipo de público del evento.

2. La decoración como elemento fundamental del evento

El segundo punto relevante es la decoración del evento. Es la oportunidad perfecta para transmitir la imagen de marca a tus invitados e intentar evocar ese sentimiento de cercanía y pertenencia a un movimiento. Es aconsejable centrarse en los colores y los elementos característicos de tu marca, para personalizar la decoración de tu evento con tu branding.

La experiencia visual tiene una gran importancia para los asistentes, envolviendo la situación con un ambiente agradable y acogedor. Como dice Dorothy Draper (célebre decoradora de interiores estadounidense): “En decoración coloca siempre una pieza controvertida. Dará tema de conversación a tus invitados”.

Trata de llamar la atención de tus invitados y conseguir que hablen de ti, el objetivo debe ser impactarlos de manera positiva y despertarles emociones que puedan perdurar en su recuerdo.

3. El sabor de una buena gastronomía

Esta suele ser la parte favorita de los asistentes y uno de los aspectos que más recuerdan: el catering y la gastronomía. Puede utilizar la gastronomía de tu evento como otra herramienta dónde expresar tu potencial de marca y marcar la diferenciaTe explicamos ciertos aspectos que son buenos que los tengas presentes:

  • Contar con diferentes opciones culinarias: al tratarse de un evento Beauty no pueden faltar las opciones saludables, igual que es importante contemplar las diferentes preferencias alimentarias como, por ejemplo, platos veganos, vegetarianos y sin gluten; entre otros.
  • Toques visuales de tu marca: es bueno innovar y reflejar elementos de tu marca en la gastronomía, como podrían ser los colores. 
  • Calidad y sostenibilidad: un evento Beauty se fundamenta en el bienestar personal, así que poder contar con productos de buena calidad y ecológicos reflejarán el valor de tu marca.

Otro tip relevante es personalizar también de alguna manera la comida. Vamos a ejemplificar: ¿Has estado alguna vez en el famoso parque de atracciones DisneyLand París? Seguro que recuerdas que en la mayoría de productos gastronómicos que se venden en el parque se reflejan los elementos icónicos de la marca (como piruletas de chocolate con la forma de Mickey y Minie), haciendo imposible que te olvides de dónde estás. Y si no has ido probablemente lo hayas visto o te lo han contado.

Puedes cogerlo de inspiración para que te ayude a reflejar tu marca en la gastronomía de tu evento, haciendo que los invitados la tengan presente en todo momento. 

4. Actividades del mundo beauty

Otro aspecto esencial y que les encanta a los asistentes son las actividades del evento. Asistir a un evento, hacer networking, ver productos, escuchar charlas, etc. Está muy bien, pero lo que a los asistentes les suele gustar casi lo mismo que comer gratis, es hacer algún taller o actividad.  Y además es bueno porque los haces interactuar y se llevan una experiencia y/o un aprendizaje que relacionarán con tu marca. Es un win-win. Por eso introducir actividades que refuercen el bienestar personal es una opción perfecta para tu evento Beauty.

Tus invitados estarán encantados de poder realizar actividades como pueden ser desde un taller de yoga, pasando por un workshop de maquillaje, hasta un taller de cocina saludable. Hay infinidad de opciones a poder contemplar, y les darás el impulso que necesitan para adentrarse por completo en el mundo Beauty.

5. Los prescriptores como herramienta de comunicación

El marketing de influencers hoy por hoy es de lo más potente y no parece que vaya a menos, al contrario.  Te planteamos una situación bastante común: te pasas una hora trasteando por instagram y consumiendo contenido, te encuentras un, dos, tres influencers que diariamente publicitan nuevos productos explicando sus características y beneficios, y tras verlo en 5 personas diferentes te acabas convenciendo de comprar esa nueva fragancia que está en tendencia.

¿Se te hace familiar esta situación? Estamos seguros que como mínimo conoces a alguien que sí. Esto hace visible la clara repercusión que los grandes prescriptores de marca generan y el alcance que llegan a abordar. 

Sería ideal contar con prescriptores de marca en tu evento para que pudieran comunicar a sus grandes masas de seguidores los productos de tu marca y el evento organizado. Además, la asistencia de uno o varios influencers a tu evento seguro que te ayudará a:

  • Hacer mayor promoción del evento.
  • Atraer a más público al evento.
  • Que los asistentes compartan el evento en sus redes sociales.
  • Que los invitados hablen del evento a más largo plazo.

Como idea o consejo te lanzamos esto: suele ser más eficiente contar con un grupo de, por ejemplo, 10 micro influencers del  sector lifestyle o Beauty, que llevar 1 solo macro influencer. Depende de tu público objetivo, pero es una alternativa más económica que puedes valorar.

También es importante que te centres en aquellas personas que tienen el mismo público objetivo que tu marca, para que traigan beneficios a tu empresa y ayuden a potenciarla.

6. La prueba de producto te lanza a su éxito

El 3er aspecto que más le gusta a la gente: probar cosas gratis.  Cómo bien sabrás, lo más importante de un producto es su funcionalidad y los beneficios que aporta en su uso. 

Por eso la prueba de producto es esencial para saber si un determinado producto satisface o no las necesidades de tu cliente. Y el cliente estará encantado de probar productos nuevos y, si le gusta, su predisposición a comprarlo será mayor. Pruebas gratis = más win-win. Aprovecha tu evento para potenciar tu producto delante de tus invitados y que sean ellos mismos quienes vivan sus beneficios.

¡Crea una experiencia para tu consumidor!

7. La estrategia de comunicación

Comunicar el mensaje adecuado, en el momento adecuado a las personas adecuadas. Necesita contar con una buena estrategia de comunicación para que el evento tenga la difusión deseada es fundamental. 

Elegir las herramientas con las que vamos a comunicarnos y cómo vamos a hacerlo para llegar a nuestro público objetivo es esencial para conseguir el éxito del evento y el alcance deseado.  Necesitamos conocer y definir a nuestro público objetivo, para posteriormente elegir cuales son los canales de contacto mediante los cuales vamos a realizar nuestra comunicación.

A modo generalista, los canales que puedes usar son:

  • Mailing.
  • Redes sociales.
  • Influencers.
  • Publicidad digital (Facebook Ads, Linkedin Ads, Google Ads, anuncios en revistas digitales…).
  • Marketing tradicional (cartelería, flyers, anuncios en revistas físicas…).

Toda esta comunicación es importante que se dirija y centralice en algún sitio, por eso es recomendable siempre tener una pequeña página web para inscripciones y con la información completa del evento.

8. Tu branding es el protagonista

Hablamos de más cosas gratis que les encantan a los asistentes de un evento: el merchandising. El merchandising se trata de una estrategia de marketing destinada a promocionar la marca a través de la producción y distribución de productos personalizados con la identidad corporativa. Cuando decides realizar un evento corporativo puedes optar por personalizar productos como bolígrafos, USBs, tote bags y libretas, entre otros. 

La idea es que sea algo funcional, de uso diario para que, a cambio del regalo, los asistentes del evento se conviertan en promotores pasivos de tu marca. Además, con el merchandising de tu marca ayudas a reforzar los vínculos con tus clientes y empleados.

Da un toque diferenciador y personalizado al evento y proporciona a tus invitados un recuerdo físico y tangible de la jornada.

9. Mantén entretenidos a todos los asistentes

¿Qué buscan tus invitados al asistir a tu evento? La respuesta es muy sencilla: pasar un buen rato y divertirse. Por eso, para amenizar tu evento y hacerlo más entretenido y dinámico para tus invitados, puedes optar por diferentes propuestas creativas de entretenimiento para que los asistentes puedan disfrutar de una experiencia única y diferente. 

Contratar música en directo, comediantes o un photocall son opciones perfectas para mantener a tus invitados entretenidos durante el evento y que este se convierta en todo un éxito.

10. Los expertos invitados

Por último, pero no menos importante… puedes contar con expertos del sector como invitados especiales. Acerca a aquellos que más saben sobre los productos o servicios tratados a tus clientes para proporcionarles una experiencia mucho más inmersiva. Los expertos pueden aprovechar el evento para realizar alguna conferencia o seminario y así enriquecer con nuevos conocimientos a tus asistentes.